Immaginate uno strumento che riesca a far raccogliere e condividere sul vostro tablet tutte le informazioni necessarie al lavoro del vostro team, condividendole in un clic con quest’ultimo. File audio-video, immagini, documenti, ricerche in Internet, presentazioni e bozze di progetti organizzati in una vera e propria libreria digitale accessibile a tutti i vostri collaboratori.

Uno strumento così esiste, si chiama Evernote Business, e vi consentirà di scoprire facilmente le idee, le ricerche e l’esperienza del vostro team, creando un luogo di lavoro aperto, produttivo e più intelligente. Per conoscere meglio la realtà di Evernote abbiamo voluto porre qualche domanda a Emma Page, manager di Evernote Business EMEA.

Evernote Business è un vero e proprio tavolo di lavoro virtuale. Come nasce l’idea e come è stata sviluppata? Quante volte è stata già implementata?

Abbiamo lanciato Evernote Business nel dicembre 2012. Dai riscontri che abbiamo con la nostra base di utenti, sappiamo che circa i due terzi di questa si affida a Evernote (Free e Premium) al lavoro. Inutile dire che in azienda usiamo Evernote e crescendo nel tempo ci siamo resi conto che le piccole e medie aziende avevano altre richieste sull’utilizzo di Evernote, rispetto ai singoli utenti. In Evernote ci sforziamo di creare applicazioni ben progettate, e crediamo che il software aziendale dovrebbe essere altrettanto bello e divertente da utilizzare come il software consumer. Perché occorre scendere a compromessi sulla user experience solo perché ci si trova al lavoro? Così, abbiamo preso una decisione e abbiamo creato Evernote Business, che si basa sulla app Evernote che tutti i nostri utenti conoscono e amano, ma incorpora funzionalità avanzate per gestire la collaborazione in team. Ad oggi siamo quasi a 8.000 account attivi di Evernote Business e circa 35.000 utenti. Circa un quarto di questi account aziendali è al di fuori dell’Europa, e gli account italiani contano circa l’1%.

Siete riusciti a quantificare, se è quantificabile, in che misura un supporto del genere migliori la produttività di un gruppo di lavoro? Può essere utilizzato anche al di fuori del settore lavorativo? Ad esempio da studenti o genitori impegnati?

A oggi non abbiamo realizzato una ricerca ufficiale sull’ aumento della produttività attraverso l’implementazione di Evernote Business. Tuttavia, abbiamo ricevuto feedback da molti dei nostri utenti business i quali ci raccontano che da quando usano Evernote Business in maniera consistente nel loro team o azienda, sono stati in grado di ridurre il numero di riunioni, lasciando ai dipendenti maggiore tempo libero. La trasparenza acquisita attraverso funzionalità come le note correlate, consente ai collaboratori che sono sempre più mobile workers di essere più produttivi. Le informazioni importanti provenienti da tutta l’azienda sono visualizzabili durante la creazione o la visualizzazione di note esistenti, riducendo la necessità di ricerca.

Stiamo assistendo ad una crescente implementazione di Evernote Business da parte di scuole e università, non solo per il personale docente che collabora a programmi di studio o progetti, ma come uno strumento di interazione per i professori con i propri studenti. Le avanzate funzionalità di condivisione unite alla gestione centralizzata degli utenti hanno dimostrato di essere ugualmente vantaggiose nell’ambiente accademico.

Ci sono dei settori specifici in cui Evernote Business può trovare migliore applicazione rispetto ad altri?

Questa è una domanda che ci viene posta molto spesso. Tuttavia, in Evernote non vediamo Evernote Business come sostituzione di una applicazione qualsiasi che i clienti potrebbero avere. Si tratta più di una aggiunta che aiuta a lavorare meglio, a essere più produttivi in ​​ambiti in cui gli strumenti esistenti non sono così versatili. Come per la versione consumer di Evernote, non esiste un modo giusto o sbagliato di usarlo, infatti ogni cliente ha un caso di utilizzo diverso. Ciò che noi continuiamo a sentire dai nostri clienti business è che amano la nostra potente funzionalità di ricerca, che permette loro di cercare non solo in diversi tipo note, ma anche nelle immagini, scansioni di appunti scritti a mano, e nel contenuto di un documento. Molti aggiungono che la disponibilità su tutte le principali piattaforme è un altro enorme vantaggio rispetto alle soluzioni esistenti, perché permette ai propri dipendenti di accedere alle informazioni da qualunque dispositivo decidono di utilizzare.

Qual è la funzione che ritiene essere fondamentale per chiunque voglia dar vita ad un progetto con Evernote?

Dai racconti degli utenti, vediamo che l’utilizzo dei tag su progetti con più collaboratori è un enorme vantaggio. Consigliamo sempre che vengano definite le modalità di utilizzo coerente dei tag per i progetti in ambiente business, in quanto questo faciliterà il filtro attraverso i contenuti, aiuterà a trovare le attività in corso, le tappe approvate e altro. Il nostro team di Evernote Business presente a Zurigo, responsabile per il mercato europeo, supporta i clienti aziendali fornendo consigli o assistenza per ottenere una struttura di tag ottimale. Invitiamo tutti a contattarci, il nostro obiettivo è aiutare le aziende ad essere più produttive.

Come cambia, se cambia, l’usabilità da sistema operativo a sistema operativo. Quali sono i supporti più consigliati per l’utilizzo di Evernote e dove avete ricevuto i maggiori feedback positivi?

Evernote Business è disponibile in tutte le principali piattaforme desktop e mobili. In Evernote  sviluppiamo in modo nativo, il che significa che cerchiamo di abbracciare quante più funzionalità della piattaforma nativa è possibile, ma può capitare che le funzionalità varino leggermente al variare della piattaforma. Con Evernote Business vediamo una grande richiesta provenire dai client  Windows, in quanto questo è attualmente il sistema operativo desktop più diffuso nelle aziende. Il nostro team di Windows ha lavorato duramente e con il recente rilascio della nuova versione di Evernote 5 per Windows abbiamo dimostrato il nostro impegno verso la piattaforma Windows. Lo stesso vale per i sistemi operativi mobili, i nuovi Evernote per iOS 7 o Evernote per BlackBerry 10 sono grandi esempi di come lavoriamo a supporto dei diversi sistemi operativi utilizzati dagli oltre 66 milioni di utenti in tutto il mondo. Siamo tutti qui per rendere Evernote una esperienza bella e divertente, indipendentemente dalla piattaforma che si sta utilizzando. Vogliamo aiutare i nostri utenti a condurre una vita più intelligente, ad essere più produttivi senza troppi sforzi, attraverso qualsiasi piattaforma essi desiderano usare!

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